Как эффективно планировать рабочий день

Тема сегодняшнего материала: как эффективно планировать свой рабочий день. Чтобы он был максимально продуктивен, его необходимо правильно спланировать.

Для специалистов по организации трудового процесса не секрет, что работа имеет свойство растягиваться на весь отпущенный срок. Поскольку темп современной жизни и без того высок, а уровень стрессов зашкаливает, стоит ли создавать проблемы собственными руками, затягивая с выполнением поручений, а потом судорожно пытаясь наверстать упущенное?

Как начать свой день

На результативную работу нужно настраиваться с самого утра. После пробуждения в течение пары минут думайте, что хорошего вам принесет новый день.

Затем придерживайтесь следующих правил:

• Выделите время для спокойного завтрака.
• Скажете, что утром не хватает времени на то, чтобы неспешно позавтракать? Но это лишь вопрос приоритетов, ведь твердо решив полноценно принять пищу утром и зарядиться энергией на день, вы вечером чуть раньше отправитесь в кровать.
• Беритесь за дело в одно и то же время. Это вовсе нетрудно, если у вас нет проблем с самодисциплиной, в противном случае нужно приучать себя к постоянному расписанию.
• Составив план на день, еще раз пересмотрите его и убедитесь, что верно расставили приоритеты. Воспользуйтесь таким полезным способом самоорганизации, как метод АБВ-анализа.

Для этого нужно разделить дела на 3 категории:

1. Класс А включает в себя крайне важные задачи, которые вы должны выполнить лично (15 % объема работы).
2. К классу Б относятся дела с достаточным уровнем значимости, которые вы уже можете перепоручить (20 %).
3. Остальные задачи относятся к наименее важному классу В.

Учтите, что нет необходимости строго планировать каждый шаг. Около 40 % времени нужно отвести на случай неожиданных ситуаций, загвоздок и внезапно полученных поручений.

Как с максимальной пользой провести разгар рабочего дня

Вы хорошо начали день. Теперь вам предстоит не потеряться в вихре дел, справиться с непредвиденными проблемами и осуществить запланированное.

1. Уберите со стола все ненужное.

2. Отсутствие хаоса в окружающем пространстве помогает ясности мысли. Держите под рукой не более 6 документов одновременно. Во-первых, больше вам и не нужно, а во-вторых, вас не будут одолевать мысли об огромном объеме невыполненной работы.

3. Продлевайте сроки по максимуму.

4. Получая задание, не соглашайтесь по умолчанию с установленными сроками. По возможности просите их продлить даже тогда, когда в принципе можете справиться в оговоренный промежуток.

Так вы наиболее органично включите новые задачи в имеющиеся планы, поэтому старайтесь «выторговать» время, не забывая о чувстве меры. Нельзя, чтобы руководство считало вас нытиком, который находит массу возражений в ответ на любое требование.

5. Не забывайте о своих планах, услышав о новых задачах.

6. В любой фирме случаются непредвиденные ситуации. Услышав о возникнувших проблемах, не рвитесь их решать, позабыв о прочих делах. Трезво оцените уровень их важности, и расставьте приоритеты.

7. Поставьте себе ограничения на личные разговоры.

8. После беседы по личным вопросам вы не сразу снова включаетесь в рабочий процесс. Как можно реже отвлекайтесь на звонки родным и будьте максимально кратки. Дабы не поддаваться искушению и не пускаться в обстоятельные обсуждения вчерашнего матча или свидания, поставьте себе лимит на разговор — 3-х минут хватит, чтобы ответить на звонок из дома, а поделиться всеми подробностями вы успеете вечером.

9. Наиболее важные и сложные задачи должны быть выполнены в первую очередь.

10. Отдыхайте.

11. Маленький перерыв сделать необходимо, но это не означает, будто вам позволительно сидеть в социальных сетях. Чтобы отвлечься, полностью меняйте вид деятельности.

Если вы работаете у компьютера, для расслабления стоит не заглянуть на «Фейсбук», а как минимум встать из-за стола и немного пройтись.

Конец — делу венец

Не расслабляйтесь, увидев, как стрелки часов приближаются к заветным цифрам!

Завершите все мелкие дела (например, просмотр корреспонденции), подведите итоги, и лишь после этого отправляйтесь домой с приятным осознанием, что день прошел не напрасно.